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Manuel utilisateur SoFLEET

La plateforme complète et clé en main de gestion de flotte pour tout type de véhicules. SoFLEET, éditée par Synox, couvre l’ensemble de la chaîne de valeur de la gestion intelligente de flottes de véhicules (VL, VUL, VP, PL) en mettant à disposition de ses clients une solution sécurisée de télématique embarquée. Avec ce dispositif, il est possible de consulter divers paramètres, tels que la consommation d’essence, la distance parcourue, la détection de problèmes techniques, ou encore l’administration d’un parc de véhicules.

L’objectif de ce document est de présenter l’organisation générale et les principales fonctionnalités de la plateforme SoFLEET.

Ce manuel a donc pour but de guider l’utilisateur au sein de la plateforme web.

1. Accès à la plateforme SoFLEET

1.1. Connexion

Tout d’abord, l’utilisateur s’authentifie à l’application sur le site https://app.sofleet.eu/ en saisissant :

  • Son login : soit le mail de l’utilisateur soit un login qui lui a été attribué (pour Martin BONNET ça serait par exemple : mbonnet).

  • Son mot de passe.

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Figure 1. Connexion

1.2. Déconnexion

Pour se déconnecter, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton « Se déconnecter » deconnexion en haut du menu gauche de l’écran, sous son logo et nom/Prénom.

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Figure 2. Bouton de déconnexion

1.3. Mot de passe

Pour modifier son mot de passe, il existe deux possibilités. Soit l’utilisateur est connecté, auquel cas il faut cliquer sur le bouton en haut à gauche de l’écran, correspondant à son Prénom et son Nom (encadré en rouge sur la figure ci-dessous).

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Figure 3. Accès à Mon Compte

En cliquant, une fenêtre s’affiche, l’utilisateur doit renseigner les attributs suivants :

  • Mot de passe actuel.

  • Nouveau mot de passe.

  • Confirmation mot de passe.

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Figure 4. Changement de mot de passe

Après avoir renseigné les différents attributs, l’utilisateur doit cliquer sur "Valider" pour sauvegarder la réinitialisation de son mot de passe.

La seconde possibilité consiste à utiliser la fonctionnalité "Mot de passe perdu" depuis la mire de connexion comme on peut le voir sur l’image ci-dessous.

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Figure 5. Changement de mot de passe depuis la mire de connexion

2. Présentation de la plateforme SoFLEET

2.1. Ecran d’accueil de la plateforme

A l’ouverture de la plateforme, l’écran principal est composé de plusieurs zones d’information, les widgets, détaillés dans la partie 2.3. Ces différentes zones sont adaptables en fonction du besoin et représentent une synthèse de toutes les informations disponibles.

widgets
Figure 6. Widgets

Le menu de gauche comporte plusieurs parties :

  • L’accès au compte

  • La boîte à widgets qui permet de personnaliser l’interface selon les besoins

  • Les filtres qui servent à trier et sélectionner les données en fonction de la date, la flotte considérée, la catégorie de véhicule, le modèle ou directement le véhicule ou le conducteur concerné.

Dans un souci d’optimisation visuelle, il est possible de minimiser le menu gauche avec le bouton ci-dessous. Un simple clic sur ce même bouton permet de le maximiser de nouveau.

Menu
Figure 7. Minimisation / Maximisation du menu gauche
colonne
Figure 8. Barre d’outils

En haut à droite de l’écran figurent les raccourcis raccourcis permettant d’accéder respectivement à l’enregistrement PDF des données, au mode classique, au manuel utilisateur et à la partie Administration si la personne connectée a le profil Superviseur. Le mode classique regroupe par onglet les mêmes informations que le mode simplifié affiché par défaut.

Note
Lors de la première connexion, le mode par défaut est le mode classique. Une fois le mode simplifié personnalisé, c’est-à-dire après avoir ajouté les widgets souhaités, ce mode deviendra le mode par défaut.

En dessous de ces raccourcis, on trouve l’accès à la plateforme en anglais. anglais_francais

2.2. Menu Filtres et Boîte à widgets

Menu de gauche Fonction

filtres_fr

Le menu de gauche permet de n’afficher que les véhicules ou les flottes dont l’utilisateur a besoin.

Il est possible de filtrer les informations à afficher par :

  • Période

  • Service

  • Catégorie

  • Modèle de véhicule

  • Véhicule

  • Conducteur

Filtre Période Fonction

filtre_periode_fr

En cliquant sur le filtre période, vous pouvez préciser les dates de début et fin de période ou cliquer sur les filtres prédéfinis :

  • Semaine courante

  • Semaine précédente

  • Mois courant

  • Mois précédent

  • Année courante

  • Année précédente

Lorsque l’utilisateur sélectionne une donnée, il voit apparaître le filtre sélectionné dans une synthèse des filtres, au dessus de la zone des widgets. Il peut supprimer les filtres en cliquant directement sur la croix (hormis pour la période et le service qui sont des filtres obligatoires) ou en modifiant le filtre dans le menu gauche.

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Figure 9. Zone de synthèse des filtres sélectionnés

Lors de chaque modification des filtres, l’utilisateur clique sur le bouton « Rafraîchir » (en bas des filtres ou dans la synthèse des filtres) afin de mettre à jour les données de l’écran principal. Ces données affichées correspondent donc uniquement à la période sélectionnée dans le menu de gauche, idem pour le service, la catégorie, le modèle de véhicule, le véhicule ou le conducteur sélectionné.

Les informations sont visualisables grâce à des animations, appelées widgets, et sont réparties sur la zone centrale de l’écran.

L’utilisateur peut consulter la liste des widgets disponibles dans la « boîte à widgets » présente dans le menu de gauche.

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Figure 10. Boîte à widgets

Ces derniers se présentent sous formes d’affichages numériques, graphiques ou encore par des tableaux.

La plateforme se compose de deux catégories de widgets distincts :

  • Les « petits widgets », qui se présentent sous la forme d’affichages numériques. Ils correspondent à la première ligne de widgets. Quatre d’entre eux peuvent être affichés en même temps.

  • Les « grands widgets », qui se présentent sous la forme de graphiques, d’histogrammes, ou encore de tableaux. Ils sont affichés en dessous des "Petits widgets".

Voici une illustration de l’interface graphique globale avec les différents éléments vus ci-dessus.

filtres et widgets fr
Figure 11. Interface filtres et widgets

2.3. Widgets

Pour chaque espace d’analyse, le choix et l’emplacement des widgets est entièrement configurable pour chaque utilisateur. Il suffit de choisir ses widgets dans la boîte à widgets et de les positionner par "Drag&Drop". Les widgets déjà présents peuvent également être déplacés par "Drag&Drop".

Principe du Drag&Drop :

Il faut maintenir clic gauche de la souris sur le titre du widget, puis le faire glisser vers l’emplacement désiré.
Lorsque les emplacements changent, il suffit de relâcher le clic gauche afin de déposer le widget à l’endroit souhaité.
Cela aura pour effet d’intervertir les deux widgets en question. La manipulation est la même pour importer des widgets depuis la « boîte à widget ».
Une fois que cela est fait, la plateforme SoFleet sauvegarde automatiquement la configuration mise en place par l’utilisateur.

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Figure 12. Exemple de Drag&Drop

2.3.1. Petits Widgets

Un petit widget se présente sous la forme suivante :

petit widget fr
Figure 13. Exemple de petit widget

Il est composé de :

  • La valeur numérique avec son unité sur la partie supérieure (avec éventuellement un indicateur coloré à gauche de la valeur en fonction du contexte). Se reporter à l’aide contextuelle de chaque widget en cliquant sur le "?" pour plus précision.

  • Le libellé du widget en-dessous

  • La tendance de la valeur en pourcentage par rapport à la période précédente : flèche à la hausse ou à la baisse, avec indicateur "Rouge" ou "Vert" en fonction du contexte. En survolant la tendance avec la souris, la valeur précédente est affichée.

Sur l’exemple, la consommation moyenne est de 5,2L/100 sur la période sélectionnée. Ce qui représente une baisse de 3,97% par rapport au mois précédent (5,4L/100).

2.3.2. Grands Widgets

L’utilisateur dispose de plusieurs types de grands widgets :

  • Graphique mono-donnée

  • Graphique comparatif

  • Tableau de données

  • Calendriers

  • Cartographies

  • Timelines

Pour optimiser la visualisation, il est possible de maximiser / minimiser ces widgets en cliquant sur le bouton en haut à droite de chaque grand widget : maximize ou minimize. Il est également possible d’avoir des informations contextuelles grâce au bouton aide en haut à droite de chaque widget.

Graphique mono-donnée
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Figure 14. Graphique mono-donnée

Les graphiques mono-donnée servent à afficher une donnée d’analyse, en général en fonction du temps, sous forme de courbe, d’histogramme ou de camembert. En plaçant le curseur sur un des points de la courbe, l’utilisateur peut voir les valeurs associées de ce point. La courbe blanche indique la tendance lissée d’évolution de ces valeurs.

Graphique comparatif
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Figure 15. Graphique comparatif

Les graphiques comparatifs servent à afficher plusieurs informations dans un même widget, sous forme de courbe et/ou d’histogramme combiné. En plaçant son curseur sur l’une d’elles, l’utilisateur voit apparaître les valeurs des points de même abscisse.

Tableau de données
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Figure 16. Tableau de données

Les tableaux de données permettent d’afficher des listes de données. Les données peuvent ainsi être triées, filtrées voire exportées vers Excel en cliquant sur le bouton export en haut à droite de chaque widget.

Le bouton btn_filtre présent à droite de chaque colonne, permet, comme sous Excel, de trier, filtrer et masquer les colonnes d’un tableau. Un simple clic sur la colonne permet également d’appliquer des tris :

  • un clic sur la colonne applique un tri croissant

  • un deuxième clic sur la même colonne applique un tri décroissant

  • un troisième clic sur la même colonne supprime le clic.

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Figure 17. Tri / Filtre / Masquage par colonne
Calendrier
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Figure 18. Agenda

Certains widgets présentent également sous forme d’agenda des données temporelles liées à la flotte ou au véhicule. Des codes couleurs et des filtres par catégorie peuvent être appliqués (dans l’exemple ci-dessus, les pleins et les sinistres de la flotte sélectionnée). On peut également basculer sur une vue calendaire avec le bouton "Mois/Agenda" en haut à droite.

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Figure 19. Calendrier
Cartographie

Les widgets de cartographie permettent de visualiser les données de localisation directement sur une carte.

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Figure 20. Exemple de widget Cartographie

Il est possible d’ajouter l’option temps réel en cochant la case en bas à droite du widget (entourée en rouge sur l’image ci-dessus). En cliquant sur les noms de véhicules ou sur les descriptions de légende, en bas à droite de la carte, il est également possible de filtrer l’affichage des positions.

Timelines

Les timelines véhicules ou conducteurs permettent de représenter sur un chronogramme l’activité par véhicule ou par conducteur sur la période sélectionnée.

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Figure 21. Exemple de Timeline véhicule

La première colonne affiche les résumés pour chaque véhicule ou conducteur sur la période sélectionnée : le kilométrage, la durée de roulage totale et la durée "au repos". Cette dernière durée représente le temps pendant lequel le véhicule n’a pas roulé dans la journée. C’est-à-dire qu’il est calculé à partir du premier trajet de la journée et se termine au dernier trajet.

Le chronogramme présente ensuite les différents trajets effectués. La couleur de chaque portion est représentative de la note conducteur :

  • Vert : note supérieure à 7

  • Orange : note comprise entre 4 et 7

  • Rouge : note inférieure à 4

  • Gris : temps au repos

3. Analyse de données

La plateforme SoFLEET est une plateforme orientée purement analyse de données de flotte connectée.

3.1. Liste des données accessibles

L’utilisateur de SoFLEET peut accéder aux différents axes d’analyse de données via la boîte à widgets - dans le mode avancé (bouton btn_mode_avance) les différentes catégories de widgets sont accessibles par les modules en haut de l’écran.

Modules du mode avancé

3.2. Fonctionnalités

3.2.1. Réserver un véhicule de la flotte

Lorsqu’un ou plusieurs véhicules de la flotte sont paramétrés en "véhicules partagés" dans la partie Administration, la plateforme SoFleet permet de gérer la réservation de ces véhicules.

Pour accéder au calendrier des réservation, il faut afficher le widget "Calendrier des Réservations" depuis la boîte à widgets vers la zone de widgets. Depuis le mode classique, ce widget est situé dans le module Usage.

reservation
Figure 22. Widget Calendrier des Réservations

Pour ajouter une nouvelle réservation, il faut cliquer sur le bouton btn_ajout_reservation. La fenêtre suivante s’ouvre :

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Figure 23. Réservation d’un véhicule

Les champs chauffeur, dates, type, modèle et véhicule sont obligatoires. Pour sauvegarder la réservation il faut nécessairement cliquer sur "valider".

Pour modifier une réservation enregistrée (dont la date n’est pas encore dépassée), il faut double-cliquer sur la réservation concernée affichée en vert dans l’onglet Mois. Effectuer les modifications souhaitées et terminer en cliquant sur "Valider".

Pour supprimer une réservation, toujours dans l’onglet Mois, cliquer sur la croix à droite de la réservation concernée (la croix apparaît au survol de la réservation avec la souris). Une fenêtre s’ouvre pour valider la suppression.

3.2.2. Modifier un plein ou un sinistre

Le widget "Calendrier des Pleins/Sinistres" permet de visualiser et de modifier si besoin les événements tels que les pleins de carburant et les sinistres. S’il n’est pas présent dans la zone des widgets on peut le trouver dans la boîte à widgets. Dans le mode classique, il se trouve dans le module Usage.

pleins sinistres amendes
Figure 24. Widget Calendrier des Pleins/Sinistres

Ce calendrier est mis en jour à l’aide des pleins et des sinistres saisis dans la partie Administration. Depuis la plateforme, il est possible de modifier ces événements en double-cliquant sur l’événement concerné dans l’onglet Mois du widget. Ce widget tient compte de la période sélectionnée. Seuls les événements appartenant à cette période seront donc affichés dans ce widget. Il est possible de choisir les types d’événements à afficher en cochant ceux-ci en haut à droite du calendrier.

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Figure 25. Edition d’un plein

3.2.3. Localiser un véhicule de la flotte

Pour localiser un véhicule de la flotte ou retrouver un trajet effectué, il faut que l’option géolocalisation soit activée au préalable.

Pour cela, deux widgets de cartographie permettent d’afficher les localisations des véhicules : le widget "Cartographie" et le widget "Historique Cartographie". Ces deux widgets sont accessibles via la boîte à widget. Dans le mode classique, ils sont présents dans le module Carte. Le premier présente les dernières positions connues des véhicules de la flotte et le second permet de retrouver un trajet à l’aide la date (dans la période sélectionnée).

Pour plus de détails sur ces deux widget, vous pouvez consulter l’aide associée à ceux-ci : Cartographie, Historique cartographie

D’autres widgets permettent d’accéder indirectement à la localisation des véhicules. En effet, les widgets suivants ont un bouton de visualisation des trajets btn_visualisation_carte :

En cliquant sur ce bouton de visualisation des trajets, la fenêtre suivante s’ouvre :

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Figure 26. Détail des trajets

Il est ainsi possible de rejouer tous les trajets effectués le jour sélectionné.

4. Administration

Le module Administration est accessible depuis la plateforme en cliquant sur le bouton admin en haut à droite de l’écran. La documentation correspondant à l’Administration est accessible depuis le mode Administration.

5. Conditions Générales d’Utilisation

Pour accéder aux Conditions Générales d’Utilisation, cliquez sur le lien ci-dessous.